電話より便利なメールやLINE
こんにちはしょうたです。
あなたは仕事で１日に何回電話していますか？
今日はたくさんと人と電話したから良く仕事した！
なんて気になってないですか？
だとしたらそれは間違いです！
仕事の電話を減らし、メールやLINEを上手く活用
するというお話です。
上手く活用すれば交渉事が通りやすくなりますし
相手との信頼関係も上がり案外良いことが多いのです！
なにより時間に余裕ができます！
電話よりメールやLINEでやりとりする
メリットをお話します。
現代での電話の価値
便利な電話ですが、今のビジネスに果たして
そんなに必要でしょうか？
ぼくも以前は文字で伝えるのが苦手でした。
要件は素早く相手に伝えるものだと思っていたので
すぐに電話を掛けてました。
電話を掛けたのに、メールやLINEで返信してくる奴は
なんて失礼な奴なんだ！と思ってたくらいです。
しかしそれは一昔前のこと。
近年はインターネットが普及し、個人がスマホを持ち
会社で支給される会社携帯もスマホという所も多いです。
電話の音声での情報のやりとりもできますが、
文章のやりとりに加え
写真や図も簡単にシェアすることができます。
昔は会社のパソコンの前でしか見れなかった物が
今では、外出先でもどこでも見れるようになったのです。
もうこんな時代なのです
これを上手く活用すれば、
電話のやりとりよりはるかに便利です。
お互い情報をシェアすることができ、
仕事が円滑に進みます！
電話にこだわる必要性も無くなりつつあります。
電話のデメリット
電話が掛かってきた側(受け手)は、
その時間必ずなにか他のことをしています。
相手がなにかをしている時間に
予告なく割り込むことになります。
こちら(掛け手)の都合の良いタイミングが
相手の都合の良いタイミングとは限らないのです。
電車に乗っていたり、車を運転していたり、
商談中の場合もあります。
しばらくして折り返しがあった際には
今度は自分が電話を出れないタイミングかもしれません。
こういったことは良くあります。
こうなるとなにもやりとりが進んでない状況で
ただ時間が過ぎていくだけになります。
ボールは自分の所から動いてません。
要件はまずメールかLINEで伝える
要件をメールやLINEで送信するとしましょう。
相手は都合の良いタイミングで読むことができます。
相手の都合の良いタイミング＝受け入れが出来る体制
自分のタイミングで自分からボールを離すこともできます。
電話だと確かに表現やニュアンスは伝えやすいです。
しかし、形ではなく記憶にしか残らないので
「言った言ってない」「聞いてない」などの
食い違いやトラブルになる可能性があります。
文章で伝えるメリット
電話した方が早い！文章を作成する時間がもったいない！
それに文章が苦手だからといって
電話を掛けたくなる気持ちとてもわかります。
しかし文章を上手く活用出来たら
あらゆるメリットがあります。
３つのメリットをお話します。
メリット１
メール、LINEどちらも文字を使ってやりとりしますが、
文字は形に残ります。
何日の何時何分に送信した、
あるいは受信したという証拠ににもなります。
第三者の確認も含め、メールならCCを付けたり、
グループLINEで情報をシェアすることもできます。
うっかり見逃してたということも防げます。
メリット２
先程も触れましたが、相手の都合の良いタイミングで
見ることができます。
心理的なお話になりますが、
手が空いているタイミングでの頼まれごとと、
手が空いてない忙しい時の頼まれごとでは、
手が空いている状況の方が引受けやすいという
研究結果があります。
都合の良いタイミングだと許容しやすくなります。
あなたの依頼が通りやすくなるのです！
あなたも忙しい時にお願いされたり、
忙しい時に電話を掛けまくってくる人に
良い印象を持たないと思います。
間が悪い人とか言いますが、
こうゆうことなのかもしれません。
電話してタイミングが悪いが為にダメだった。
ということも防げるのです。
相手の都合の良いタイミングや機嫌などわかりません。
うっかり地雷を踏んでしまわない為にも
文章を読んでもらう方が効果的なのです。
メリット３
文字で表現することは、話して伝えるよりも難しい。
身振り手振りやニュアンスが伝わらない為、
文字で伝えようとすると自然と丁寧になるのです。
その結果、誠実な印象を与えることができます。
この人は仕事をきっちりこなす人なんだという
印象を与えることができます。
文面や表現によっては知的な印象にもなるでしょう。
文章に写真テキスト追加でもっと伝わる！
メリットはわかったけど文字だけでは
伝わるのか不安というあなたに良い方法があります。
写真を添えたり、写真にテキストを追加すると
とてもわかりやすくなります。
この部分とわかるように「→」で示し「〇」で
囲って送ると説得性が増します。
下記のテキストをご覧ください。
このように図とテキストで示してあげると
わかりやすいかと思います。
『百聞は一見に如かず』ことわざにもあります。
人から何回も聞くよりも
自分で実際に見た方が正確にわかる
という意味です。
これは電話で説明するよりはるかに効果的です。
こんなに懇切丁寧に教えてくれたと思うでしょうし、
伝わった際に信頼感が生まれます。
電話する前に必要か考える
電話を掛けたい気持ちを我慢し
極力文字で伝えることをやってみましょう！
文字で伝えた後に電話するようにしましょう。
ぼくも以前は、日中は営業して夕方以降になって
取引先の方と電話で交渉したり、
見積書の内容や金額について交渉してました。
夜遅くまで長い時間電話して、
次の日に頂いた書類が話した内容と違って
またその夜に修正の電話をしてと
なんとも効率の悪いことをしていました。
早くこのやり方をしておけば良かったと思います。
人の記憶には限界があります。
話す相手も一人ではありませんから
お互いの証拠として文字に残しておけば
トラブルになることもありません。
メールやLINEを上手く活用し
効率よく仕事をしましょう！
まとめ
電話は便利だが、相手のタイミングがわからない
タイミングが良い時に受け入れてもらいやすい
誠実で丁寧な印象を与えることができる
写真やテキストで伝える
百聞は一見に如かず
証拠として残るのでトラブル回避になる
自分の都合で仕事が進められる
・追伸
ぼくは社会出て、倉庫業や工場作業員を経験し
それからしばらくして営業という職種に出会いました。
はじめは契約どころか
訪問するのも怖いと思いました。
契約が取れないうちは会社での居場所もなく、
訪問先でも売れない営業マンのオーラが
出ていたと思います。
このままでは営業職もこの先何年も続かないと思いました。
そこから自分なりに考え、心理学を勉強し
実践しては失敗し、また勉強して実践を繰り返して
少しずつではありますが成果を上げることができるように
なりました。
今では自分の力で契約を取ることができますが、
そのやり方がわからないと非常に辛い思いを
することでしょう。
包丁も正しい使い方ができてこそ
食材をさばき、美味しく料理できます。
使い方次第では凶器にもなります。
営業においても同じで
正しい方法を身に付けると成果は出ます。
アポイントの取り方や契約に至るまでの考え方
お客様との関係性の維持、どんな自分作りが必要か等
基礎・基本が身に付く営業方法をご紹介しています。
もしあなたが現状に不安や違和感があるならば
それは変われるチャンスです。
正しい営業方法を身に付けることをお勧めします。
